Du kender det godt. Mandag formiddag har regnskabsafdelingen lagt beslag på virksomhedens mødelokale. Efter frokost skal den kreative afdeling bruge det til store tanker og Mock-ups. Om aftenen skal der være bestyrelsesmøde – og allerede tirsdag morgen er der jobsamtaler. Sådan er det med mødelokaler. De har hele tiden forskellige funktioner, forskellige formål – og det giver udfordringer og gør det svært at indrette lokalerne, så de hele tiden matcher de forskellige formål. Det er her, du skal tænke intelligent design ind i dine løsninger.

Hvordan indretter man sine mødelokaler intelligent?

Det handler om at skabe samspil mellem farver, former, interiør og funktionalitet, så der kommer lige meget fokus på det enkelte mødes formål som på borde, stole og indretning. Et mødelokale skal føles rart at komme ind i. Her er farver vigtige – og selv om det er fristende at vælge en frisk og opsigtsvækkende kulør til væggene, kan en fræk Ferrari-rød tage fokus fra et ellers seriøs møde. Omvendt kan en bleg beige eller anonym gul suge livet ud af en gruppe kreative konstruktører. Så det handler om at finde den fine balance mellem fuld knald på og så det mere stille og rolige. Her kan man med held få hjælp fra det interiør, som er i lokalet; skabe, borde, gulv, lamper osv. – og gør man det muligt at skifte ud og flytte rundt, kan man til en hver tid dekorere lokalet efter formål og funktionalitet med et miks af farver, former og lys.

Sådan skaber du overblik over jeres muligheder

Hvordan finder du ud af, hvilke midler der skal til for at indrette det intelligente mødelokale?

Begynd med at få defineret de forskellige behov, de forskellige afdelinger og personer i virksomheden har i forhold til møder. Få en snak om de forskellige mødetyper, hvor mange personer deltager, hvor længe varer møderne, hvad foregår der osv. Derefter kan du opdele de forskellige behov i typer af møder – og sætte dem op ift. det antal mødelokaler, der er tilgængelige i din virksomhed.

Har I flere mødelokaler, er det en god ide at opdele og indrette efter funktion og formål. Igen handler det om at få overblik over behov. Her vil vi anbefale, at du ser tilbage på tidligere aktiviteter og dermed får indsigt i, hvordan det enkelte mødelokale tidligere har fungeret – hvad har været godt og hvad har slet ikke fungeret.

Nu er næste skridt at tænke borde, stole, lamper og andet interiør ind i dine løsninger.

Få overblik over hvilken slags møder I afholder – så ved du hvilken indretning du har behov for

Har I flere mødelokaler i virksomheden, er det en god idé at opdele dem ift. de forskellige møders formål. Har I mulighed for at indrette et af mødelokalerne med fokus på udvikling og kreativitet, et andet med fokus på samtaler og samarbejde og et tredje med fokus på kundemøder, præsentationer og forhandlinger, er det oplagt at indrette dem forskelligt, dog med mulighed for at skifte interiør ift. de enkelte møders formål. Det er jo ikke givet, at der afholdes 3 forskellige møder på samme tid – i virkelighedens verden afholdes der ofte flere kundemøder, præsentationer, udviklingssamtaler og meget mere på en og samme tid. Og så er det rart, med få midler, at kunne ændre lokalets udtryk, ved at tage billeder ned fra væggene, skifte stolene ud, fjerne et bord eller 2 – og er mulighederne tænkt ind fra starten, er det nemt at foretage små ændringer med store virkninger.

Sådan vælger du møbler og andet interiør til dine mødelokaler

Der er mange ting at tage hensyn til, når du skal vælge møbler og andet interiør. Skal du have møbler, som kan benyttes til flest mulige begivenheder – både de seriøse og de mere løsslupne, eller skal de matche et bestemt formål fx bestyrelsesmøder? Skal interiøret kunne ændres ift. mødelokalets formål, er bordene skalerbare, hvilke stole fungerer bedst som både arbejds- og hvilestole, hvordan opmagasinerer man – og hvor? Og hvordan påvirker designet af møblerne de enkelte mødedeltagere og deres adfærd?

De enkelte typer af møbler og interiør – og deres påvirkning på brugerne

Runde borde, høje borde, stole uden armlæn, stole med armlæn, bløde og rolige farver, vilde og kradse farver, billeder på vægge, skilte der kommunikere bløde tæpper, lakerede trægulve, lamper og meget mere er med til at sætte dagsordenen for de møder, som bliver afholdt. Når der skal indrettes er det derfor en god ide at tænke over formålet med de møder, der skal afholdes i de enkelte lokaler.

Det uformelle og hurtige møde

Vi ved, at et højt bord med høje stole inviterer til et kort møde. Man kan også fravælge stole og bare stå op, så indikerer man helt sikkert, at det kun er en kort snak. Man kan sagtens drikke en kop kaffe eller isvand samtidig med, at man snakker. Måske lidt afslappet og uhøjtideligt om et kommende projekt, man hænger lidt ind over bordet, som måske er placeret i et storrum, hvor andre arbejder samtidig.

Mødelokale eller workspace?

I mødelokalet vil et rundt bord invitere til samtale. Det runde bord skaber basis for den gode og inspirerende snak, evt. et kreativt møde som opstart på et større projekt, måske en intern præsentation af et projekt inden man mødes med kunden – det runde bord gør det muligt både at informere, dele viden, lægge planer og være ligeværdige. Samtidig kan det runde bord – alt efter type og design, mikses sammen med rektangulære enheder og dermed ændres til et større langbord med plads til flere deltagere.

Bløde stole og seriøse forhandlinger

I det helt store mødelokale med rektangulært mødebord og bløde stole, fx konference stole med armlæn, kan man indbyde til længerevarende snak og mere formelle forhandlinger. Således signalerer du overfor deltagerne, at de trygt kan læne sig tilbage og forberede sig på et mere seriøst møde.

Farver skal der til

Nogle vil måske sige glade farver, andre vil sige mere rolige farver. Igen er det vigtigste at tænke lokalets funktion vs. mødes formål ind i konteksten. Fuld knald på stærke farver, kan både skabe energi og forvirre. Her kan man tænke på, at farver og mønstre er lidt ligesom lyd – jo højere det er, jo vildere orkestret spiller, jo større er risikoen for at musikken kommer til at styre slagets gang. Derfor bør man vælge mere neutrale farvetoner, som også giver bedre baggrund for ophængning af kunst. Og kunst kan man flytte rundt på, billeder kan skiftes, figurer kan fjernes. På den måde skaber man et bedre flow i mødelokalet – et flow, som er med til at understøtte lige netop det formål, som mødet har.

Formålet med mødet definerer lokalets funktionalitet

Effektiviseringen går i al sin enkelthed ud på, at et mødelokale skal indrette sig efter deltagere og formål – ikke omvendt. Indretningsarkitekter definere lokalernes forskellige funktioner i samspil med brugernes behov – og dermed designes det enkelte mødelokale, så det matcher formålet med det enkelte møde.

Kig på vores mange billeder fra vores forskellige cases – og bliv inspireret.